|
Поштовани, Одлучили смо да на нашем сајту објавимо одговоре на најчешће постављена питања као и све релевантне информације у вези са применом Закона о архивској грађи и архивској делатности. |
Закључак са радног састанка представника архива у Војводини запослених на пословима заштите архивске грађе и документарног материјала ван архива у погледу примене одредби Закона које се односе на покретање прекршајног поступка за неизвршавање обавеза ствараоца и имаоца:
Циљ архива је заштита архивске грађе и документарног материјала, а не кажњавање. У том смислу цениће се заштита архивске грађе и документарног материјала у целини, односно угроженост архивске грађе и документарног материјала, а неће се аутоматски подносити прекршајне пријаве због прекорачења рока за достављање преписа архивске књиге. Цениће се и испуњеност других обавеза, посебно доношење општег акта и листе категорија документарног материјала.
У образложењу за овакав став се наводи да ствараоци достављају „фиктивне” преписе архивске књиге и општа акта и листе категорија документарног материјала који не одговарају делатности, начину рада и стварања архивске грађе и документарног материјала ствараоца. Истиче се да је неопходна сарадња и едукација са архивима како би се обавезе извршиле у складу са начином рада ствараоца.
Питање: Ком архиву се доставља документација?
Одговор: Надлежност архива одређена је чланом 50. Закона о архивској грађи и архивској делатности, па тако Архив Војводине као покрајински архив врши заштиту архивске грађе и документарног материјала насталог у раду покрајинских органа и организација и других ствараоца и ималаца чији је оснивач аутономна покрајина или чија је делатност од интереса за аутономну покрајину. Међуопштински архиви врше заштиту архивске грађе и документарног материјала насталих у раду органа јединица локалне самоуправе и других стваралаца чија је делатност од интереса за ту јединицу локалне самоуправе. Решењем о утврђивању територије архива („Службени гласник РС” 7/96) утврђена је надлежност архива по општинама што значи да зависно од седишта ствараоца, документација се доставља архиву надлежном за ту општину.
Питање: Ко је све дужан да поступа по Закону о архивској грађи и архивској делатности?
Одговор: У складу са Законом о архивској грађи и архивској делатности у обавези су државни органи и организације, организације територијалне аутономије и локалне самоуправе, јавна предузећа, установе и сви имаоци јавних овлашћења, привредна друштва и удружења.
Питање: Да ли предузетници морају да достављају акта и архивску књигу?
Одговор: Не, зато што према мишљењу Министарства културе и информисања предузетници као физичка лица нису у обавези да извршавају мере прописане у члану 9. Закона о архивској грађи и архивској делатности.
Питање: Који је рок за доставу општих аката, листе категорија и преписа архивске књиге?
Одговор: Општи акт се доставља након његовог доношења од стране од надлежног органа ствараоца и исти треба да садржи одредбе о евидентирању, класификацији, архивирању и чувању које се примењују код ствараоца. Листа категорија се доставља архиву након доношења од стране надлежног органа ствараоца, а примењује након добијања сагласности од надлежног јавног архива. Препис архивске књиге за претходну годину доставља се надлежном јавном архиву до 30. априла текуће године с тим да је претпоставка да су у архивску књигу уписани архивска грађа и документарни материјал од настанка до претходне године.
Питање: Да ли треба да предамо целокупну документацију од оснивања или само за 2021. годину?
Одговор: Архивска грађа и документарни материјал се предају надлежном јавном архиву ако су старији од 30 година. Уписују се за цео период од настанка, хронолошки по годинама, а у оквиру године по врсти материјала. Архивска књига се води од редног броја 1 па надаље у континуитету. Препис се доставља надлежном јавном архиву за комплетну уписану архивску грађу и документарни материјал, ако раније нису достављени преписи архивске књиге.
Питање:
Да ли морамо да запослимо особу која ће бринути о архивској књизи?
Одговор: Закон прописује обавезу ствараоца да одреди одговорно стручно лице за заштиту архивске грађе, обзиром на ширину обавеза коју обухвата термин заштита архивске грађе и документарног материјала и обавезе са њом, целисходно је да то лице буде запослено код ствараоца, али нема сметњи да то лице буде и ван радног односа. У оба случаја мора да постоји постоји писани акт (уговор о раду, решење или одлука) којим се то лице одређује као одговорно за заштиту архивске грађе и документарног материјала.