Измене Уредбе о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику праве разлику за чување и заштиту документарног материјала који се трајно чува и документарног материјала са роком чувања:
– за документарни материјал који се трајно чува у електронском облику (архивска грађа), ствараоци и имаоци документарног материјала дужни су да до предаје надлежном архиву, осигурају његово поуздано електронско чување у складу са прописом којим се уређују услови за припрему документа за поуздано електронско чување и форматима документа који су погодни за дуготрајно чување;
– ствараоци и имаоци документарног материјала у електронском облику који нема трајни рок чувања, дужни су да осигурају његов интегритет, аутентичност, веродостојност, целовитост и употребљивост квалификованим електронским потписом, односно квалификованим електронским печатом.
Органи (државни органи и организације, органи територијалне аутономије и јединице локалне самоуправе, установе, јавна предузећа и имаoци јавних овлашћења) као ствараоци и имаоци врше поуздано електронско чување у софтверском решењу е–Архив који је део архивског информационог система.
Привредни субјекти који нису део „јавног сектора” не морају да врше електронско архивирање у информационом систему за поуздано електронско чување, већ чување и заштиту документарног материјала који се трајно чува његово поуздано електронско чување у складу са прописом којим се уређују услови за припрему документа за поуздано електронско чување и форматима документа који су погодни за дуготрајно чување.
Новину представљају одредбе члана 3. став 2 Уредбе којим је прописано је да се поуздано електронско чување документарног материјала који се трајно чува у електронском облику који су ствараоци предали државном органу и организацији, органу територијалне аутономије и јединици локалне самоуправе, установи, јавном предузећу и имаoцу јавних овлашћења (у даљем тексту: органи), осигурава преко тог органа као имаоца.
Изменама одредби Уредбе које се односе на издвајање електронског документарног материјала који се уништава прецизирано је да се захтев у електронском облику креира са пописом само оног документарног материјала који је евидентиран у архивској књизи, захтев за предају архивске грађе старије од 30 година предаје се путем Портала е-Управа.
Матична служба Архива Војводине