У 2024. годину улазимо са новим начином канцеларијског пословања и комуникацијом јавних архива са ствараоцима и имаоцима архивске грађе и документарног материјала.
„Јавни сектор” кога чине државни органи и организације, органи територијалне аутономије и јединица локалне самоуправе, установе и имаоци јавних овлашћења (јавна предузећa, установе у области образовања, здравства, итд. од републичког до локалног нивоа) канцеларијско пословање и електронско архивирање обављају преко софтверских решења Писарница и е-Архив.
За субјекте „јавног сектора” поступак повезивања и динамику прикључивања на јединствене софтвере Писарница и е-Архив одређују надлежна министарства или оснивачи. О наведеним софтверима се стара и обезбеђује Канцеларија за ИТ и не треба куповати посебне софтвере.
Основу софтверског решења Писарница чини каталог поступака, односно шифарник категорија документарног материјала у коме су пописани сви поступци појединачно за сваки орган са роковима чувања документарног материјала. Уредба о класификацији документарног материјала са роковима чувања (Сл. гласник РС, број 14/2023) и каталог поступака треба да буду усвојени до краја 2023. године и обавезни су за субјекте „јавног сектора”.
Привредни субјекти – који не спадају у „јавни сектор” уколико имају електронско пословање (а да то није само електронска пошта, КРОСО и електронске фактуре) дужни су да по Закону о архивској грађи и архивској делатности спроводе процедуре и поступке везане за управљање документима, као и да користи информациони систем, који гарантују заштиту, аутентичност, веродостојност, целовитост и употребљивост електронских докумената. По УРЕДБИ о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику (Службени гласник РС, бр. 107/2021, 94/2022) – чија примена почиње од 1. 1. 2024. године: „Ствараоци и имаоци документарног материјала у електронском облику дужни су да електронско архивирање, до предаје архивске грађе надлежном архиву, врше у складу са прописом којим се уређују услови за припрему документа за поуздано електронско чување и форматима документа који су погодни за дуготрајно чување”. Поуздано електронско чување регулисано је Законом о електронском документу, електронској идентификацији и услугама од поверења у електронском пословању (Сл. гласник РС, 94/2017, 52/2021) и подзаконским актима донетим на основу овог Закона: Уредбе оусловима за припрему документа за поуздано електронско чување и форматима документа који су погодни за дуготрајно чување (Службени гласник РС, бр. 86/2018) и Правилника о условима за поступке и технолошка решења који се користе током поузданог електронског чувања документа (Службени гласник РС, бр. 94/2018, 87/2020).
Привредни субјекти сами одлучују да ли ће имати целокупно електронско пословање или не.
– Електронска документа као што су електронске фактуре (СЕФ), пријаве и одјаве радника (КРОСО) чувају се у наведеним системима државних органа који их воде.
– Не постоји законска обавеза „лиценцирања” софтвера за поузданао електронско чување, док је услуга квалификованог електронског чувања докумената услуга од поверења за коју пружалац мора да испуни услове по Закону о електронском документу, електронској идентификацији и услугама од поверења у електронском пословању (Сл. гласник РС, 94/2017, 52/2021).
УРЕДБа о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику чија примена почиње од 1. 1. 2024. године прописује да се комуникација јавних архива са ствараоцима и имаоцима архивске грађе од 2024. године остварује преко софтверског решења е-Архив.
– Јавни архиви су у обавези да стручни надзор, одобравање на листе категорија документарног материјала и одобрење за уништење документарног материјала коме су рокови чувања истекли, за јавни сектор врше преко софтвера е–Архив. Субјекти који су добили сагласност на листу категорија не треба да поново достављају исту, осим ако нису имали промене, односно допуне. Привредни субјекти (осим приватизованих предузећа који су имаоци архивске грађе и документарног материјала друштвених предузећа) који не припадају „јавном сектору” не достављају попис документарног материјaла за уништење на одобрење јавним архивима.
– Архивска књига се води у електронском облику, настављају се редни бројеви из архивске књиге у папирном облику, и у електронском облику се доставља јавном архиву. Иако не постоји изричита одредба, неопходно је „унети” комплетну архивску књигу у електронски облик како би се обезбедио след архивских бројева и генерисао попис документарног материјала коме је рок чувања истекао.
– Јавни архиви имају активну легитимацију за подношење прекршајних пријава за неизвршавања обавеза на заштити архивске грађе и документарног материјала, али то није „аутоматизован” процес, већ се претходно утврђује стање заштите, односно испуњавање обавеза.
– Прелазак на нов начин рада захтева нашу пуну сарадњу, те ћемо Вас редовно обавештавати о свим променама и динамици увођења у наведена софтверска решења, а сва питања нам достављајте у писменом облику.
Матична служба Архива Војводине