У вези са великим бројем питања која се односе на електронско архивирање и управљање документарним материјалом и архивском грађом у електронском облику указујемо на следеће:
Одредбама Закона о архивској грађи и архивској делатности (члан 11. Закона) прописане су обавезе ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала у електронском облику:
– Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала у електронском облику дужан је да спроводи процедуре и поступке везане за управљање документима, као и да користи информациони систем, који гарантују заштиту, аутентичност, веродостојност, целовитост и употребљивост електронских докумената.
– Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала припрему архивске грађе и документарног материјала за поуздано електронско чување и поуздано електронско чување архивске грађе и документарног материјала врши у складу са прописима којима се уређује поуздано електронско чување и у складу са прописима донетим на основу овог закона.
– Jединствене техничко-технолошке захтеве и процедуре за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику уређује Влада која је донела УРЕДБУ о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику (Службени гласник РС, бр. 107/2021, 94/2022) – чија примена почиње од 1. 1. 2024. године:
„Ствараоци и имаоци документарног материјала у електронском облику дужни су да електронско архивирање, до предаје архивске грађе надлежном архиву, врше у складу са прописом којим се уређују услови за припрему документа за поуздано електронско чување и форматима документа који су погодни за дуготрајно чување”.
– „Јавни сектор” – Државни органи и организације, органи територијалне аутономије и јединица локалне самоуправе, установе и имаоци јавних овлашћења (јавна предузећа, установе у области образовања, здравства, итд.) као ствараоци и имаоци врше електронско архивирање у софтверском решењу е-Архив који је део архивског информационог система.
– Јавни архиви су у обавези да врше стручни надзор, одобравање листе категорија документарног материјала и издвајање документарног материјала коме је рок чувања истекао за уништење преко софтвера е-Архив.
– „Јавни сектор” – У обавези је да канцеларијско пословање води у јединственом софтверском решењу Писарница и систему за управљање документима (Уредба о канцеларијском пословању, Сл. гласник РС бр. 21/2020, 32/2021, 14/2023) и Упутство о канцеларијском пословању, Сл. гласник РС бр. 20/2022).
– Основу софтверског решења Писарница чини каталог поступака, односно шифарник категорија документарног материјала у коме су пописани сви поступци појединачно за сваки орган са роковима чувања документарног материјала. У поступку је измена Уредбе о класификацији документарног материјала са роковима чувања (Сл. гласник РС, број 14/2023) и попис поступака у каталогу поступака.
– Архивска књига се води у електронском облику, настављају се редни бројеви из архивске књиге у папирном облику. Иако не постоји изричита одредба, неопходно је „унети” комплетну архивску књигу у електронски облик како би се обезбедио след архивских бројева, генерисао попис документарног материјала коме је рок чувања истекао.
– Ствараоци и имаоци архивске грађе и документарног материјала ако исте стварају у електонском облику, а не припадају тзв. јавном сектору, дужни су да поштују наведене одредбе закона, да врше електронско архивирање у софтверском решењу – информационом систему за поуздано електронско чување, и испоштују одредбе члана 5. Уредбе о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику.
– Припрема за поуздано електронско чување и поуздано електронско чување архивске грађе и документарног материјала врши се на основу одредаба Закона о електронском документу, електронској идентификацији и услугама од поверења у електронском пословању (Сл. гласник РС 94/2017, 52/2021); Уредбе оусловима за припрему документа за поуздано електронско чување и форматима документа који су погодни за дуготрајно чување(Службени гласник РС, бр. 86/2018) и Правилника о условима за поступке и технолошка решења која се користе током поузданог електронског чувања документа (Службени гласник РС, бр. 94/2018, 87/2020).
– Електронско архивирање представља низ правила, процедура и технолошких решења у складу са наведеним прописима, а не „лиценцирани софтвер” за поуздано електронско чување, док је услуга квалификованог електронског чувања докумената услуга од поверења за коју пружалац мора да испуни услове по Закону о електронском документу, електронској идентификацији и услугама од поверења у електронском пословању (Сл. гласник РС 94/2017, 52/2021).
– Електронска документа као што су електронске фактуре (СЕФ), пријаве и одјаве радника (КРОСО) чувају се у наведеним системима државних органа који их воде.
– Јавни архиви имају активну легитимацију за подношење прекршајних пријава за неизвршавање обавеза на заштити архивске грађе и документарног материјала, али то није „аутоматизован” процес, већ се претходно утврђује стање заштите, односно испуњавање обавеза од стране ствараоца.
Из наведеног следи, да се Уредба о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику (Службени гласник РС, бр. 107/2021, 94/2022) првенствено односи на јавне архиве који су у обавези да од 1. 1. 2024. године са ствараоцима у јавном сектору комуницирају преко софтвера е-Архив. Ствараоци који су до сада документарни материјал и архивску грађу стварали у папирном облику нису у обавези (осим јавног сектора) да пређу на електронски облик.